Regulamin Archiwum

ROZDZIAŁ I — POSTANOWIENIA OGÓLNE

§1

Regulamin określa zasady tworzenia, przechowywania oraz archiwizacji dokumentacji Zakonu Rycerzy Krzyża Europy.

§2

Archiwum Zakonu stanowi oficjalny zbiór dokumentów, materiałów historycznych oraz zapisów działalności Zakonu.

§3

Archiwum jest częścią dziedzictwa organizacyjnego Zakonu.

ROZDZIAŁ II — CELE ARCHIWUM

§4

Celem Archiwum jest:

• Zachowanie historii Zakonu.
• Ochrona dokumentów założycielskich.
• Dokumentowanie działalności władz Zakonu.
• Dokumentowanie działalności komandorii.
• Zachowanie materiałów historycznych dla przyszłych pokoleń.

ROZDZIAŁ III — RODZAJE DOKUMENTÓW

§5

W Archiwum przechowuje się między innymi:

• Konstytucję Zakonu.
• Statut Zakonu.
• Regułę Zakonu.
• Uchwały Kapituły Generalnej.
• Uchwały Rady Zakonu.
• Protokoły zebrań.
• Dokumentację komandorii.
• Rejestry członków.
• Rejestry odznaczeń.
• Dokumentację finansową.
• Materiały historyczne.
• Dokumentację fotograficzną.

ROZDZIAŁ IV — KSIĘGI ZAKONU

§6

Zakon prowadzi następujące księgi:

• Księgę Rycerzy Krzyża Europy.
• Księgę Wielkich Mistrzów.
• Księgę Komandorii.
• Księgę Odznaczeń.
• Księgę Uchwał.
• Księgę Wydarzeń Historycznych Zakonu.

§7

Księgi mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej.

ROZDZIAŁ V — ARCHIWUM HISTORYCZNE

§8

Archiwum Historyczne obejmuje dokumenty posiadające znaczenie dla historii Zakonu.

§9

Do Archiwum Historycznego mogą być przekazywane:

• Dokumenty założycielskie.
• Relacje ze zgromadzeń.
• Materiały dotyczące ważnych wydarzeń.
• Dokumentacja działalności Wielkich Mistrzów.
• Materiały dotyczące rozwoju komandorii.

ROZDZIAŁ VI — ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA ARCHIWUM

§10

Za Archiwum odpowiada osoba wyznaczona przez właściwe władze Zakonu.

§11

Osoba odpowiedzialna czuwa nad:

• Bezpieczeństwem dokumentacji.
• Aktualnością zbiorów.
• Prawidłową archiwizacją.
• Zachowaniem integralności dokumentów.

ROZDZIAŁ VII — UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW

§12

Dokumenty mogą być udostępniane zgodnie z decyzją właściwych władz Zakonu.

§13

Dokumenty poufne nie mogą być udostępniane osobom nieuprawnionym.

§14

Zasady dostępu do dokumentacji określają odrębne przepisy.

ROZDZIAŁ VIII — ARCHIWIZACJA CYFROWA

§15

Zakon może prowadzić elektroniczne repozytorium dokumentów.

§16

Dokumentacja elektroniczna powinna być regularnie zabezpieczana.

§17

Zaleca się wykonywanie kopii zapasowych.

ROZDZIAŁ IX — MATERIAŁY PAMIĄTKOWE

§18

Archiwum może gromadzić:

• Sztandary historyczne.
• Medale.
• Odznaczenia.
• Fotografie.
• Nagrania.
• Publikacje.
• Pamiątki związane z działalnością Zakonu.

ROZDZIAŁ X — POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§19

Archiwum Zakonu stanowi dobro wspólne wszystkich członków Zakonu Rycerzy Krzyża Europy.

§20

Dokumentacja powinna być przechowywana z należytą starannością.

§21

Zmiany Regulaminu wymagają zatwierdzenia przez Kapitułę Generalną.

§22

Regulamin wchodzi w życie z dniem jego przyjęcia.

Fides. Fraternitas. Servitium.

Wiara. Braterstwo. Służba.